La sempre crescente complessità dell’economia e le enormi sfide poste alle organizzazioni aziendali in termini di difficoltà di previsione e di volatilità dei mercati, costringe le diverse realtà a riflettere su strategie di sopravvivenza in un mondo sempre più fluido. Spesso non si tratta di aumentare la propria competitività, ma di resistere in un contesto ad alto tasso di incertezza in cui necessaria diventa una visione olistica di tutto il sistema nel quale la propria azienda è inserita.
Aumenta, in un mondo produttivo sempre più globalizzato, la necessità delle organizzazioni di rapportarsi con il mondo esterno, con altri attori che possano loro garantire quello scatto evolutivo in un ambiente in continua trasformazione.
Diventa fondamentale, in fase di progettazione strategica, considerare la catena di fornitura come un elemento chiave della propria catena del valore e a tal fine, fondamentale è comprendere se gli attori che la compongono sono in grado di rispondere all’efficienza dei propri processi.
Efficienza vuol dire ottenere il massimo risultato con il giusto utilizzo, minimo come fine ultimo, delle proprie risorse. La Metodologia Lean risponde ottimamente a questo fine.
Il Lean Procurement è dunque l’applicazione dei principi e degli strumenti della Metodologia Lean al macro processo del Procurement. Attraverso l’identificazione di fonti non necessarie di spesa, rivisitando tutta la catena del valore, ha come fine ultimo quello di indirizzare le risorse su azioni ad alto valore aggiunto per il reparto Acquisti, riducendo a 360 gradi, in questo ambito, ogni possibile spreco.
Quando pensare al Lean Procurement
Sono molte le aziende, non solo del settore manifatturiero, che hanno impostato il proprio modello produttivo sulla Metodologia Lean; sappiamo bene, però, che per applicare in maniera efficace i principi di tale metodologia, è necessario avere una visione d’insieme che consenta di tenere conto di tutte le funzioni aziendali al fine di rintracciare possibili nodi e perdite che vanificherebbero gli sforzi in produzione. Che cosa vuol dire esattamente?
L’implementazione dei principi lean ha spesso come risultato il porre in risalto carenze e criticità dell’azienda, e spesso esse riguardano proprio la catena di fornitura. Si tratta di un nodo importante che crea serie difficoltà al raggiungimento degli obiettivi in termini di miglioramento della qualità del livello dei servizi e riduzione dei costi necessari alla competitività richiesta dal cliente.
Ecco che allora diventa importante pensare al Lean Procurement.
Come attuare Il Lean Procurement
Ci sono diversi passi da effettuare affinché si adotti e si attui in maniera corretta la Metodologia Lean lungo tutta la propria catena di fornitura.
Scopriamoli:
- Analizzare la rete di fornitura al fine di classificare i fornitori: in questa fase l’azienda classifica i propri fornitori attraverso lo schema ABC e il diagramma di Kraljic che consentono una mappatura su precisi parametri in modo da selezionare i fornitori più rispondenti alle proprie esigenze;
- Individuare quali sono i fornitori più idonei ad abbracciare l’ottica Lean: ci saranno fornitori più facilmente integrabili in ottica Lean, saranno i fornitori cosiddetti “first tier suppliers” (fornitori di primo livello) per i quali bisogna valutare le caratteristiche della domanda e delle forniture, il processo produttivo e l’andamento nel tempo delle prestazioni;
- Condividere KPI e obiettivi con i fornitori: avviare il processo di miglioramento vuol dire chiarire i punti sui quali agire e gli obiettivi da raggiungere. Ogni fornitore dovrà adeguarsi al piano e al percorso e accettare di essere trasparente e responsabile in termini di costi, qualità e tempi;
- Seguire i fornitori nel processo di miglioramento: è importante istituire una squadra con il
compito di seguire e formare i fornitori sulle procedure e le tecniche di miglioramento, facilitando il processo di lean transformation;
- Verificare e valutare periodicamente il percorso dei fornitori: bisogna stabilire un modello di qualifica iniziale sulla base del quale verificare periodicamente l’andamento dei fornitori che, a loro volta, dovranno quindi sottoporsi a specifici audit;
- Gestire le Non Conformità: è fondamentale avviare un processo rigoroso di gestione delle non conformità e di conseguenza di attivare azioni correttive alle stesse al fine di rimuoverne le cause;
- Migliorare il flusso delle informazioni in tutto il processo di approvvigionamento sia all’interno (in azienda) che all’esterno (verso i fornitori): la rete informativa deve essere adeguata ad uno scambio preciso e fluido tra tutti gli attori della catena attraverso specifici sistemi informativi quali, ad esempio, EDI (Electronic Data Interchange), VMI (Vendor Managed Inventory), e-procurement and web applications e simili che consentano, a loro volta, scambio di previsioni di consegna, invio di ordini e documentazione di supporto, invio di richieste di consegna, conferma degli ordini, avvisi di consegna, invio di fatture e documenti tecnici e/o amministrativi;
- Continuare ad alimentare questo circolo virtuoso in ottica Kaizen: una volta avviato correttamente il processo di Lean Procurement, vanno reiterate e sistematizzate tutte le fasi e le operazioni che lo caratterizzano al fine di seguire un percorso di miglioramento continuo e il perfezionamento dei
processi.
I Vantaggi
Attraverso l’adozione del Lean Procurement si ottiene:
- Maggior valore per il cliente finale
- Miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi
- Perfetta sinergia tra i vari reparti e attori dell’azienda
- Benefici derivanti dall’innovazione adottata dai propri fornitori
- Più rapido e preciso rilevamento delle vulnerabilità dell’azienda
Conclusioni
L’obiettivo ultimo del Lean Procurement è “Spendere meno, spendere meglio” e lo si persegue attraverso:
- Ottimizzazione dei consumi
- Consapevolezza e congruenza delle e con le effettive necessità
- Semplificazione
- Standardizzazione
- Automazione e Ottimizzazione dei prodotti e dei servizi.
Scritto da Anna Minutillo
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