Il Project Management è comunemente definito come l’insieme di approcci e metodologie in grado di effettuare analisi, controllo e gestione di uno o più progetti. Si tratta di una serie di attività pianificate al fine di raggiungere obiettivi prefissati o, più precisamente definito dalla Project Management Body of Knowledge, nota guida internazionale al Project Management: “L’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi”.
Il contesto
Le prime pratiche di Project Management risalgono a tempi antichissimi: dalla piramide di Cheope in Egitto al Colosseo o agli acquedotti romani, l’utilizzo di ingenti quantità di risorse materiali e umane impose capacità organizzative e gestionali straordinarie. Per secoli esse si rivelarono utili solo in strutturati e significativi contesti per lo più militari o civili e le relative teorie non continuarono a svilupparsi in maniera determinante se non nei primi anni del Novecento. La nascita del moderno Project Management la si deve, infatti, a Henry Gantt che all’inizio del XX secolo formulò una tecnica di pianificazione conosciuta come Diagramma di Gantt che rappresenta graficamente il calendario delle attività consentendone coordinamento, tracciamento e chiara visualizzazione di avanzamento. Ad esso seguirono altre formulazioni e strumenti come il WBS (Work Breakdown Structure), cioè la rappresentazione della struttura vera e propria di un progetto e delle sue attività: un albero gerarchico che mette in relazione le varie componenti che concorrono alla realizzazione di un prodotto, dal materiale ai servizi ai dati e alle attrezzature necessarie, oltre che alla gestione del progetto stesso. È soltanto negli ultimi decenni, però, che si è compreso quanto sia importante per le aziende conoscere, approfondire e attuare buone pratiche di Project Management: la complessità del mercato, le incessanti sfide del mondo odierno e la corsa alle innovazioni e a strategie di competitività impongono di affrontare una segmentata e sfaccettata realtà attraverso diversificati e articolati progetti anche in contesti medio piccoli, a garanzia di flessibilità e adattabilità.
Che cos’è un progetto?
Un progetto è:
“Un processo in cui risorse umane, materiali e finanziarie sono organizzate in modo nuovo per realizzare un output unico all’interno di vincoli definiti di tempo e di costo”.
Politecnico di Milano
Innovation & Project Management
Secondo questa definizione dunque ben si comprende quanto sia importante essere in grado di gestire e coordinare in maniera adeguata tutte le risorse di diversa natura messe in campo, al fine di realizzare quello o quegli obiettivi che attraverso di esse ci si è prefissati di raggiungere.
La gestione del progetto
La gestione di un progetto è dunque un delicato lavoro di equilibrio tra risorse e vincoli, con un’attenta valutazione dei rischi che ogni imprevisto può comportare (extra costi, ritardi o mancato raggiungimento di parte degli obiettivi), un contesto in cui è necessario seguire dei passi ben ponderati che potremmo così riassumere:
- Prima strutturazione del progetto in fasi: progettazione e realizzazione, è la fase dell’approvazione formale del progetto;
- Definizione dei gruppi dei processi di avvio: si concorda ciò che va fatto e ciò che non va fatto parallelamente ai criteri di successo; è la fase in cui si definiscono gli obiettivi e i requisiti che soddisfano richieste e aspettative dei vari attori coinvolti e si dà forma alla struttura vera e propria;
- Gruppo dei processi di pianificazione: si divide il progetto in elementi di complessità inferiore, si determinano le competenze, assegnano i responsabili e si gestiscono gli strumenti di pianificazione; si identificano le regole e le procedure per la gestione del progetto, si affinano e formalizzano gli elementi di pianificazione sulla base dei feedback ricevuti, si approva il piano di progetto;
- Processi di esecuzione paralleli ai processi di controllo basati sulla rotta tracciata attraverso i punti precedenti: si rilevano i dati, si evincono e analizzano gli elementi discostanti il piano, si individuano le cause, si valutano le azioni correttive e si ripianifica;
- Efficacia gestione delle relazioni tra le persone: fondamentale è la gestione non solo delle competenze tecniche delle persone coinvolte, ma anche personalità e temperamento affinché si instauri un clima di collaborazione, condivisione e fiducia.
- Chiusura del progetto: si parla di chiusura del progetto quando i prodotti previsti sono stati realizzati e approvati dal cliente; in questa fase si chiude anche la parte amministrativa trasferendo le attività al reparto operativo e, in ultima istanza, si chiude il contratto alla luce dell’assoluzione degli obblighi in esso previsti.
Conclusioni
Il Project Management è ormai un elemento imprescindibile per ogni realtà aziendale, tuttavia è necessario essere consapevoli della diversa natura che esso assume nei differenti contesti.
Per società che nativamente lavorano per progetti essi non sono solo un centro di costo, ma anche un centro di ricavo per il quale hanno sviluppato profonde capacità di gestione. Per le aziende che invece solitamente lavorano per processi, come le manifatturiere ad esempio, adottare percorsi a progetto, pratica ormai fondamentale per affrontare la complessità del mercato, significa creare solo un centro di costo che rischia di rappresentare anche un disturbo alla normale operatività. Affinché dunque il Project Management sia fruibile anche da questo tipo di impresa, occorre analizzare a fondo la situazione e affidarsi a mani esperte e competenti.
Scritto da Anna Minutillo
Foto di Octavian Dan su Unsplash
Iscriviti alla Newsletter per rimanere aggiornato sulle nostre pubblicazioni
Articoli correlati:
