La Digitalizzazione della gestione documentale è un percorso funzionale alla trasformazione digitale di ogni azienda, spesso il primo propulsore.
La gestione documentale è l’amministrazione di un documento nell’arco del suo intero ciclo di vita, dalla produzione alla conservazione, ed è un fondamentale aspetto organizzativo e operativo in ogni contesto: qualsiasi attività e qualsiasi processo è concepito, regolato e standardizzato attraverso una più o meno lunga serie di documenti.
Digitalizzazione della gestione documentale e dematerializzazione
Per comprendere bene che cosa sia la digitalizzazione della gestione documentale è importante comprendere prima la differenza tra essa e la dematerializzazione.
Per dematerializzazione si intende la trasformazione di documenti cartacei in formato digitale. Per molte aziende questo è certo stato un primo passo verso la digitalizzazione, ma da solo non è sufficiente per parlare di digitalizzazione della gestione documentale.
La digitalizzazione della gestione documentale è, infatti, un processo più complesso e ampio che implica non solo la produzione digitale di documenti, ma anche lo sviluppo, la lavorazione e utilizzo degli stessi in uno specifico flusso esclusivamente digitale.
Per avviare la digitalizzazione della gestione documentale è dunque fondamentale lavorare su tutta l’organizzazione affinché essa sia dotata di strumenti, competenze e attività in ottica digitale. Si tratta di un cambiamento sostanziale nel modus operandi di tutti i reparti aziendali, coinvolti in ogni processo gestito dai documenti e dal flusso digitali. Un cambiamento che semplifica e velocizza il lavoro fluidificando diverse procedure.
Si tratta di una vera e propria prassi standardizzata in grado di adattarsi alle diverse esigenze, ottimizzando le prestazioni di tutta l’organizzazione.
Le premesse necessarie per la digitalizzazione della gestione documentale
Affinché si possa avviare un percorso di digitalizzazione della gestione documentale, sono fondamentali alcune premesse:
- Analisi dei processi esistenti: mappare e analizzare i flussi documentali in essere dell’azienda per capire quali processi possono essere migliorati e automatizzati. Identificare, dunque, i documenti usati più frequentemente e al contempo quelli la cui produzione e gestione presenta maggiori criticità, quindi agire sui punti deboli dell’intero processo per ridurne o eliminarne le inefficienze.
- Selezione e scelta di supporto informatico dedicato quale un Document Management System (DMS): i DMS sono piattaforme software che si occupano di tenere traccia di ogni versione del documento, di archiviarlo e renderlo reperibile a chi ne ha accesso, registrando e gestendo i diversi flussi documentali (workflow).
- Sicurezza e conformità normativa: conoscere e definire le procedure di sicurezza e protezione dei dati contenuti nei documenti, ricorrendo a strumenti quali la crittografia, l’autenticazione e possibili altri fattori e controlli d’accesso. Assicurarsi che il sistema e i processi siano conformi alle norme vigenti in materia di sicurezza del dato (GDPR per la privacy dei dati in Europa) e che siano predisposti alla corretta conservazione a norma dei documenti.
- Formazione del personale: la digitalizzazione della gestione documentale comporta importanti modifiche pratiche e culturali nell’organizzazione. Diventa necessario preparare il personale addetto sia all’utilizzo dei nuovi strumenti che al nuovo mindset adeguato affinché quegli strumenti, e le procedure che generano, diventino sistemici, diventino la prassi.
- Pianificazione della migrazione: definire un piano dettagliato per la trasformazione dei documenti, già esistenti in formato cartaceo, in formato digitale per la migrazione nel nuovo sistema che tenga conto dei tempi, delle risorse e delle modalità di trasferimento, quindi prevedere un sistema di archiviazione temporaneo per garantire continuità operativa durante il processo.
- Infrastruttura tecnologica adeguata: assicurarsi che l’azienda disponga di una rete IT sicura, affidabile e scalabile per supportare l’accesso e la gestione dei documenti digitalizzati. Valutare la necessità di soluzioni cloud o server locali in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
I vantaggi della digitalizzazione della gestione documentale
Sono diversi i vantaggi derivanti dalla digitalizzazione della gestione documentale.
Tra i più importanti, a garanzia di maggiore efficienza e funzionalità:
- Riduzione dei costi: la riduzione dei costi si traduce in riduzione dei costi di stampa, con un risparmio fino al 90% sul consumo di carta, risparmio sul consumo dei toner da stampante, dell’usura o ricambio delle stampanti stesse e delle buste per la postalizzazione, nonché in una riduzione generale dei costi relativa all’archiviazione, con risparmio di spazi fisici ad essa preposti, e al recapito dei documenti.
- Risparmio di tempo: si riducono notevolmente i tempi di gestione del documento che, digitalizzato e inserito in un sistema in grado di seguirne tutto il processo, può essere facilmente e immediatamente condiviso e lavorato, può essere altrettanto facilmente e immediatamente reperito e inoltrato sia all’interno che all’esterno dell’azienda, oltre che fruibile da diversi device quali smartphone, tablet o desktop.
- Maggiore efficienza: con la centralizzazione della gestione documentale così ottenuta, si riducono notevolmente i rischi di errori, mentre aumenta la competenza degli operatori preposti all’utilizzo degli strumenti che garantiscono il corretto funzionamento del sistema.
- Automazione dei processi: automatizzando i flussi di lavoro, migliora la gestione delle approvazioni, delle revisioni, delle firme digitali, tutte attività tracciabili e rapide all’interno del sistema.
- Sicurezza delle informazioni: la conservazione digitale del documento, il tracciamento di ogni azione, modifica o revisione su di esso, fornisce garanzia di inalterabilità, (il documento digitale non si deteriora come il cartaceo e non rischia di essere smarrito), di controllo del rispetto delle normative e controllo degli accessi.
Conclusioni
Intraprendere un percorso di digitalizzazione della gestione documentale è importante e possibile per ogni azienda, a prescindere dalle dimensioni. Prima di metterlo in atto, però, date le numerose soluzioni ormai a disposizione, è altrettanto importante conoscere le esigenze della propria organizzazione, la struttura e il funzionamento dei propri processi, al fine di scegliere la soluzione migliore che possa garantire l’efficienza dove necessario e, al contempo, implementare anche attività già consolidate e prive di criticità. Allo scopo si può individuare, all’interno dell’azienda, un responsabile della digitalizzazione della gestione documentale o affidarsi a consulenza esterna, o adottare entrambi le soluzioni laddove il responsabile e il consulente possano agire e intervenire di concerto. La strategia alla base della scelta del percorso è fondamentale per ottenere il vantaggio competitivo derivante da esso.
Scritto da Anna Minutillo
Foto di Gerd Altmann da Pixabay
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