Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), conosciuto anche come ciclo/ruota di Deming o ciclo di Shewhart, è un modello di trasformazione e gestione dei processi finalizzato al miglioramento continuo e alla qualità, alla base di successive teorizzazioni e princìpi quali il Total Quality Management e il Toyota Production System, ovvero del Lean Manufacturing.
Un po’ di Storia
La storia del modello PDCA inizia nel 1939 quando Walter Shewhart, fisico ed ingegnere americano, studioso di analisi e controllo statistico della qualità, nonché della variabilità dei processi, allora impegnato nei laboratori di qualità della Western Electric prima e della Bell Telephone successivamente, comprese che per ridurre gli errori, i problemi e gli sprechi ad essi dovuti, bisognava sviluppare un metodo di continua e iterata misurazione degli stessi e dei processi nei quali essi si verificavano.
Ciò che contraddistinse il suo approccio fu il concetto di iterazione del metodo, che egli spiegò attraverso l’immagine del cerchio, ispirandosi al classico metodo scientifico dell’ipotesi, dell’esperimento e della verifica/test.
Traslato nel mondo produttivo tale ciclo si identificava con le fasi delle Specifiche/Produzione/Ispezione, le quali non dovevano essere concepite come una linea retta, bensì come un cerchio, a formare e determinare un ciclo continuo.
Lo scopo dell’iterazione delle fasi, del ciclo, era quello di individuare gli errori e le falle del processo arrivando, man mano, a migliorarlo sempre più e dunque ad aumentare anche il livello di qualità sia del processo che dei prodotti da esso derivanti.
Sviluppato successivamente dal suo allievo William Edwards Deming, questo approccio divenne quello che oggi è conosciuto come ciclo PDCA.
Un metodo che concepiva necessario un percorso di apprendimento alla base del migliorare. A questo proposito è infatti utile ricordare che a un certo punto lo stesso Deming, nonostante l’ampia diffusione ancora oggi importante dell’acronimo PDCA, modificò la denominazione in PDSA, sostituendo la fase “Check” con la fase “Study”, sottolineando proprio quella funzione di apprendimento intrinseca al ciclo ai fini di un concreto ed efficace percorso di miglioramento.
Nel 1950 Deming, durante una serie di seminari in Giappone, affermò l’importanza dell’interazione tra progettazione, produzione, vendita e ricerca con lo scopo di ottenere sempre più precise informazioni per migliorare il percorso dei processi produttivi e la qualità dei prodotti, in linea con le esigenze del mercato.
Tali teorizzazioni furono accolte con grande entusiasmo in Giappone, tanto da diventare le basi per i successivi concetti e metodi di Kaizen, Total Quality Management e Lean Manufacturing.
Il successo della Toyota, in particolare, fece sì che successivamente anche negli USA, dopo circa vent’anni, tali temi potessero essere ritenuti interessanti.
Il ciclo PDCA
PDCA è l’acronimo di PLAN-DO-CHECK-ACT (Pianificare-Eseguire-Verficare-Attuare), le quattro fasi di cui il ciclo si compone:
Pianificazione: in questa fase si analizza e valuta la situazione corrente per individuare problemi e relative cause, quindi si definiscono gli obiettivi da raggiungere e le strategie da porre in atto per farlo, individuando contestualmente le aree di intervento. Si stabiliscono, inoltre, i risultati attesi, le responsabilità in fase di attuazione, le risorse necessarie e le metriche per il monitoraggio del percorso pianificato.
Esecuzione: questa è la fase in cui si esegue in via sperimentale ciò che si è pianificato precedentemente, documentando tassativamente il procedere. L’ideale in questa fase è di procedere in un ambito specifico, area circoscritta, utile appunto alla prima sperimentazione, in modo da controllare più efficacemente il percorso e potervi individuare più agevolmente eventuali imprevisti e/o difficoltà. Spesso in questa fase si possono apportare iterativamente delle modifiche al fine di considerare diverse variabili.
Verifica: questa è la fase del controllo di quanto pianificato e realizzato. In questa fase si analizza quanto e come ciò che si è stabilito di fare sia effettivamente adeguato alle esigenze e abbia effettivamente portato ai risultati attesi. In questo momento del ciclo si comprende la vera fattibilità del piano, si comprende dove occorrono ulteriori modifiche, quali eventuali variabili riconsiderare e che cosa e perché non abbia funzionato.
Attuazione: in questa ultima fase il ciclo viene implementato nella modalità in cui ha risposto adeguatamente alle esigenze e raggiunto i risultati attesi. Le soluzioni che hanno funzionato vengono standardizzate, si stabilisce l’eventuale esigenza di formare il personale per poterle realizzare, si continua a monitorare la situazione ripetendo il ciclo fino al pieno raggiungimento degli obiettivi e si cerca di individuare ulteriori opportunità di miglioramento.
Conclusioni
Il ciclo PDCA, nella sua relativa semplicità, si presta ad essere applicato in situazioni e ambiti aziendali anche molto diversi tra loro: la cosa fondamentale è che esso sia il frutto di una filosofia più ampia, nutrita dalla volontà concreta di perseguire il miglioramento continuo pervadendo l’organizzazione tutta, così da poter effettivamente fare del proprio percorso un costante progredire, sia in ottica di processo che di progetto.
Adottare il ciclo PDCA vuol dire fornire la possibilità all’azienda e ai diversi team di migliorare la capacità di risoluzione dei problemi, prima affrontati su piccola scala, attraverso un percorso strutturato e iterativo, attraverso misurazione e controllo passaggio dopo passaggio, fino alla opportunità di prevenire errori ricorrenti.
Il monitoraggio che il ciclo offre sulle fasi dei processi rende visibili e tangibili le problematiche, impossibili da ignorare o sottovalutare, creando allo stesso tempo l’opportunità e l’esigenza di osservare e imparare.
Scritto da Anna Minutillo
Foto Wikimedia Commons
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