Monitorare e valutare la gestione di un’organizzazione aziendale comporta necessariamente l’analisi di due parametri significativi: efficacia ed efficienza; spesso i due termini vengono fatti erroneamente coincidere e per questo diventa importante definirli chiaramente, ponendone in luce caratteristiche e differenze.
L’efficienza è la capacita di raggiungere gli obiettivi prefissati, con il giusto dispendio di energie e risorse disponibili.
L’efficacia indica la capacità di raggiungere gli obiettivi che ci si è prefissati.
Come ottenere l’efficienza organizzativa
Affinché un’azienda raggiunga adeguati livelli di efficienza, è necessario che poggi su determinate e solide basi quali:
- Una chiara definizione e condivisone della mission: conoscere il fine ultimo della propria organizzazione, a tutti i livelli e in tutti reparti, è fondamentale per assumersi l’impegno di raggiungere gli obiettivi che tale fine implica. Si tratta di sviluppare la cultura aziendale in funzione delle motivazioni prime che la sostengono: il faro che guida tutto l’operato dell’organizzazione.
- Una struttura ben definita: ogni realtà aziendale è una cosa a sé stante, quindi definire la propria struttura può voler dire cose differenti in differenti contesti. Ciò che vale per tutte, però, è comprendere la struttura della propria organizzazione: laddove la struttura si presenta gerarchica a volte si rischia burocratizzazione e scarsa comunicazione, forte controllo e poca coordinazione e dunque necessario è introdurre modalità che facilitino il fluire delle informazioni e la possibilità di maggiore flessibilità che renda all’azienda più agevole abbracciare l’innovazione. Laddove, al contrario l’organizzazione ha una struttura con insufficienti livelli di potere, il rischio è che i collaboratori abbiano conoscenze più generalizzate e più scarsa motivazione; si rende necessario in questo caso stabilire in maniera più precisa compiti e mansioni tenendo conto di effettive capacità e competenze in modo da ottenere l’adeguato coinvolgimento ai fini della mission aziendale. Definire nella maniera più chiara possibile la struttura vuol dire fondamentalmente sapere il “come” organizzare il proprio operato.
- Una chiara e definita procedura dei processi: dalla struttura ben definita sarà più semplice progettare organigramma e funzionigramma quali solidi riferimenti per consentire una più semplice razionalizzazione del lavoro ai fini di eliminare sprechi di risorse e facilitare l’orientamento dei collaboratori nel rispondere al proprio ruolo.
Un’organizzazione ben strutturata nei suoi diversi ambiti e aspetti è come un ingranaggio ben oliato che procede fluidamente lungo la catena produttiva.
Come ottenere l’efficacia
L’efficacia di un’organizzazione aziendale si persegue attraverso:
- Obiettivi: identificare gli obiettivi dettati dalla mission aiuta a verificarne l’attuabilità in maniera realistica, cioè considerando le concrete possibilità dell’azienda.
- Performance: il raggiungimento degli obiettivi è strettamente collegato alla preparazione, alla competenza, alla motivazione del personale, alla fiducia in sé stessi e negli altri. La formazione e l’affiancamento sono fattori importanti per l’ottenimento dei risultati attraverso le capacità di performance.
- Coordinamento: persone ben preparate, coinvolte e organizzate saranno capaci di porsi adeguatamente in relazione con colleghi e superiori agevolando la comunicazione e il coordinamento necessari al raggiungimento degli obiettivi.
Monitoraggio di efficienza ed efficacia
Dopo aver chiarito che cosa sono e come perseguire efficienza ed efficacia, in ogni azienda è necessario misurarle affinché non si perda la strada maestra. Monitorare efficienza ed efficacia vuol dire, dati alla mano, verificare che i processi eseguiti siano corretti e, allo stesso tempo, che eseguirli non abbia comportato uno spreco di risorse. Correttezza delle procedure e ottimizzazione delle risorse sono il risultato ultimo di un’azienda efficiente ed efficace. Il risultato da ottenere è dunque il perfetto equilibrio tra le due.
Il compito di controllare che ciò avvenga è affidato a figure differenti in base al contesto aziendale in cui ci si trova: in un’azienda di piccole dimensioni è spesso lo stesso titolare/imprenditore che se ne fa carico, mentre in aziende di medie e poi grandi dimensioni esiste una figura specializzata nel controllo di gestione, il controller.
Gli indicatori da seguire per misurare l’efficienza sono:
- Quantitativi: misurazione delle risorse impiegate (personale, tempo e tecnologie) all’interno del processo produttivo per il raggiungimento degli obiettivi.
- Qualitativi: verifica complessiva delle attività attraverso, per esempio, volumi di vendita, numero di resi e controllo qualità.
- Valore acquisito: misurazione del valore creato dai processi produttivi in termini di prodotto realizzato o servizio erogato in rapporto ai costi sostenuti per farlo.
Gli indicatori principali di efficacia, invece sono più in generale i Parametri di rendimento attraverso i quali si misurerà il risultato prodotto come:
- Il numero di contatti ottenuti.
- Il numero di prodotti venduti o di servizi forniti.
Conclusioni
Seguendo il percorso che conduce all’equilibrio tra efficienza ed efficacia si otterranno numerosi vantaggi che riguardano sia un netto miglioramento del clima aziendale, favorito dal comune coinvolgimento nella mission, dalla corretta coordinazione di funzioni e ruoli che apporta motivazione e stimoli, sia un netto miglioramento economico raggiunto attraverso l’adeguato investimento e utilizzo delle risorse e il soddisfacimento dei bisogni della propria clientela.
Scritto da Anna Minutillo
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