Se c’è un aspetto della nostra vita che questi ultimi due anni hanno cambiato irreversibilmente, quello è il lavoro. Organizzazione, tempi, luoghi e relazioni, adattandosi all’emergenza, hanno contribuito a una nuova configurazione che è qui per restare: il lavoro ibrido.
Il lavoro ibrido è un modello organizzativo a cui si è giunti dopo aver testato in maniera dirompente lo smart working e aver avuto la possibilità di capirne limiti e possibilità; esso prevede l’alternarsi tra lavoro in azienda e lavoro da remoto, che sia da casa o da qualunque altro luogo il lavoratore lo svolga.
Premesse
Già prima della pandemia, soprattutto dalla Generazione Z e dai Millennial, erano state avanzate proposte e rivendicazioni circa la possibilità di riorganizzare il lavoro in base a nuove esigenze di equilibrio tra vita privata e professionale che abbracciassero, in maniera più evidente, un’etica del lavoro orientata al rispetto dell’individuo e della qualità della vita. Già prima della pandemia, inoltre, si erano testate e affermate le tecnologie necessarie per mirare a tali obiettivi: la digitalizzazione in atto consente non solo nuove opportunità lavorative, ma anche nuove modalità di approccio e svolgimento di lavori tradizionalmente strutturati e consolidati.
Da una ricerca McKinsey, effettuata in gennaio 2021 su 5000 lavoratori in tutto il mondo, il 51% degli intervistati ha dichiarato che la possibilità di trovare equilibrio tra vita privata e professionale è una priorità assoluta e la possibilità di poter decidere in autonomia come gestirle non ha prezzo: è preferibile anche ad un aumento di stipendio. Il benessere che deriva dalla flessibilità è diventato un obiettivo primario. A fronte di questa posizione molti dirigenti aziendali hanno mostrato preoccupazione verso la possibilità di promuovere la vision aziendale e la collaborazione da remoto. Molte aziende, tuttavia, stanno valutando quale tipo di modello ibrido meglio possa rispondere alle proprie esigenze, cercando un compromesso tra le ragioni e le esigenze dei dipendenti e le proprie: pur riconoscendo il valore del lavoro da remoto in termini di benessere, infatti, i datori di lavoro e i dirigenti prediligono il modello ibrido con tre giorni alla settimana in ufficio.
Opzioni
Le tipologie di modello ibrido sono diverse e ogni realtà può valutare anche di volta in volta e di dipendente in dipendente quale configurazione dare all’organizzazione del lavoro. C’è la possibilità di offrire da uno a tre giorni da remoto, ad esempio, con una sede centrale a disposizione, oppure con diverse sedi dislocate in vari punti, magari più raggiungibili dai vari dipendenti, permettendo loro di recarsi in maniera più comoda e frequente in ufficio, pur potendo scegliere da uno a tre giorni in remoto. Altra opzione è quella di offrire il numero desiderato di giorni da remoto mettendo a disposizione spazi flessibili, postazioni variabili e sedi dedicate alle riunioni.
Riuscire ad adottare un modello che sia altamente flessibile sia per l’azienda, che in alcuni casi potrebbe abbattere in maniera significativa i costi di utenze e locazioni, che per il dipendente che può scegliere di volta in volta, in base alle proprie esigenze del momento, se recarsi al lavoro o svolgerlo da remoto, potrebbe portare vantaggi a tutti, ma chiaramente alla base si deve costruire una solida struttura di fiducia, responsabilità e autonomia, oltre che fidelizzazione e cultura aziendale dedicata a importanti politiche di coinvolgimento delle risorse, riuscendo a bilanciare in maniera adeguata incontri, contatti e comunicazione.
Produttività e monitoraggio
Un altro fondamentale aspetto da considerare nel momento in cui si parla di lavoro ibrido è il concetto di produttività intrinseco ad esso: ciò che più conta, o meglio, ciò a cui un’azienda che desidera adottare il modello di lavoro ibrido deve puntare in termini di produttività, non sono più le ore di lavoro trascorse in ufficio, bensì gli obiettivi raggiunti dal lavoratore a prescindere dal luogo in cui egli ha svolto la sua mansione. In questo modo si riesce a razionalizzare le attività dell’azienda e a concentrare solo quando necessario la presenza dei lavoratori al suo interno, in numero adeguato alle esigenze della stessa.
Inevitabilmente il monitoraggio tradizionale attraverso gli accessi in azienda ora muta: nel dibattito inerente ad esso si è pensato a differenti modalità quali i controlli degli accessi al server aziendale o videosorveglianza, ma in realtà, al pari della produttività, non c’è monitoraggio migliore che verificare gli obiettivi raggiunti e i risultati ottenuti.
Vantaggi e svantaggi del lavoro ibrido
Quanto più è significativo il cambiamento, tanto più importante è focalizzarsi sull’analisi dei possibili vantaggi e svantaggi che esso può arrecare.
Il lavoro ibrido non è privo di insidie che vanno affrontate adeguatamente per non caderne vittima:
- spesso alcuni dipendenti lamentano il senso di isolamento che lavorare da remoto nutre dentro di loro;
- mancano occasioni di socialità tra colleghi che portano a una comunicazione più efficace e immediata, veicolata anche dalla gestualità e dagli sguardi mentre aumenta il rischio di rimanere ai margini dell’organizzazione o di non venire messi tempestivamente al corrente dei fatti;
- l’impegno dei dipendenti da remoto, che magari a volte restano svegli di notte, o impiegano molte ore ad attendere a un compito, spesso passa inosservato dai capi o dai colleghi non venendo, di conseguenza, adeguatamente riconosciuto;
- alcuni dipendenti vengono penalizzati da un’infrastruttura inadeguata allo svolgimento del lavoro da remoto, come connessioni lente o strumenti obsoleti, inaccessibilità a determinate risorse presenti solo in ufficio ecc…, faticando, in questo modo, a dimostrare la propria competenza
Di contro, ci sono alcuni aspetti che invece migliorano la situazione:
- maggiore possibilità di coniugare vita privata e professionale e di raggiungere il benessere che rende più propositivi e produttivi;
- possibilità di decidere in quale momento della giornata dedicarsi al lavoro, in base alla propria predisposizione: alcune persone lavorano meglio al mattino, altre alla sera, ad esempio;
- per l’azienda è più semplice ampliare la platea dei candidati perché non esistono più confini geografici che impediscano il rapporto di lavoro;
- diventa possibile riorganizzare gli spazi lavorativi privilegiando, per esempio, quelli dedicati agli incontri collettivi, aumentando al contempo la socialità e lo scambio di idee e informazioni nonché la coordinazione tra tutti.
Adottare con efficacia il modello di lavoro ibrido vuol dire riuscire a bilanciare pro e contro alternando, in questo caso, momenti di lavoro da remoto e momenti di socialità, incontro in ufficio o in altri luoghi deputati allo scambio e alla collaborazione. Aumentare anche feedback e aggiornamenti tra dirigenti e dipendenti può condurre a diminuire la minaccia del senso di isolamento e del mancato riconoscimento del proprio impegno.
Le tecnologie indispensabili
La tecnologia è alla base del lavoro ibrido: senza di essa non si sarebbe nemmeno potuto concepire un modello simile. Annoveriamo alcuni tra i principali strumenti di cui dotarsi:
- un sistema di digitalizzazione e condivisione di documenti e dati con l’adozione di tecnologia Cloud;
- un software di bacheca digitale attraverso il quale rendere immediata ed efficace qualsiasi tipo di comunicazione;
- un software di gestione delle presenze per monitorare e verificare chi lavora da remoto e chi invece è in ufficio;
- una struttura informatica dotata di accurati dispositivi di sicurezza che rendano i dati in Cloud inattaccabili da fonti esterne;
- piattaforme di collaboration;
- strumenti per la formazione continua;
- piattaforme di project management.
Esistono differenti software in grado di rispondere delle singole esigenze qui menzionate, come esistono diversi modi per approcciare al modello di lavoro ibrido in base all’organizzazione al quale applicarlo: importante è affidarsi a una consulenza specifica e competente che, analizzata la singola realtà, potrà accompagnarla in questo delicato percorso di transizione verso il lavoro del futuro.
Scritto da Anna Minutillo
Photo by Chris Spiegl on Unsplash
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