Il contesto
Il tempo può essere un alleato prezioso oppure un temibile nemico: spetta a noi decidere da che parte stare.
In questa frase è in qualche modo condensato il concetto di Priority Management, ovvero la gestione delle priorità in ambito aziendale a sua volta racchiusa nel più generale Time Management, cioè la gestione del tempo.
Gestire un’organizzazione e farne parte comporta assumersi impegni e incarichi, attività e compiti che giorno per giorno riempiono il tempo a disposizione accumulandosi e rendendo a volte difficile rispettare scadenze e raggiungere obiettivi prefissati. Spessissimo tali difficoltà sono attribuibili a una inadeguata gestione del tempo o una superficiale e non attenta analisi di quelle che sono le priorità da stabilire. Riflettendoci a fondo, infatti, ben si comprende come tra la mole di incombenze a volte ci si trovi confusi e disorientati, spesso in preda a stress e ansia a causa della sensazione di smarrimento e sopraffazione da eccessivo carico di lavoro. Comprendere che un’adeguata gestione del tempo ha un impatto fondamentale sulla produttività è il primo passo verso un’importante inversione di rotta. Ma come si stabilisce la corretta modalità organizzativa in funzione di un’adeguata gestione del tempo?
Esistono buone pratiche e comprovate teorie tra le quali scegliere o sperimentare per individuare il modus operandi che più si adatti ad ogni organizzazione, al fine di strutturare in maniera esaustiva e funzionale l’ordine delle priorità.
Stabilire le priorità è infatti il presupposto essenziale all’ottimizzazione del tempo.
Alcuni metodi di gestione delle priorità
Partendo dalla premessa secondo la quale le priorità si stabiliscono sulla base degli obiettivi da raggiungere, esistono differenti meccanismi o teorie che possono aiutare a identificare quelle che fanno al caso di una realtà o dell’altra:
- Tecnica o Metodo MoSCoW: l’ordine delle priorità stabilite da tale tecnica si basa su quattro categorie ben definite. Nel dettaglio: Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have.
- Must Have (Deve): azioni, compiti essenziali, non rimandabili al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati. Bisogna assolutamente svolgerli affinché il progetto possa definirsi completato.
- Should Have (Dovrebbe): attività o i compiti importanti, che dovrebbero essere compresi nella realizzazione del progetto, ma non fondamentali. Possono essere affrontati e svolti in una fase successiva del progetto e potrebbero essere anche suscettibili di modifiche.
- Could Have (Potrebbe): ciò che potrebbe essere svolto, ma non essenziale, che ci piacerebbe portare a compimento, ma non funzionale alla realizzazione del progetto.
- Won’t Have (Non avrà luogo): ciò che non sarà realizzato o implementato nel progetto, per diversi motivi (mancanza di tempo o di budget…). Ciò che potrebbe essere interessante includere, ma che non avrebbe reale importanza ai fini degli obiettivi e all’interno del progetto.
- Matrice di Eisenhower o di Covy: dal nome del 34° Presidente degli USA, che si racconta utilizzasse questo metodo per prendere decisioni difficili, la matrice venne ripresa da Stephen Covey nel suo libro I sette pilastri del successo (The 7 Habits of Effective People). Essa si fonda su una struttura a quadranti creati dalla caratteristica di ogni azione da svolgere, ossia: Urgente, Non Urgente, Importante, Non importante. Dall’incrocio delle quattro caratteristiche, si può stabilire la priorità di ogni azione. Le cose da fare assolutamente (Do) sono urgenti e importanti, le cose da calendarizzare (Schedule) sono non urgenti ma importanti, le cose da delegare (Delegate) sono urgenti ma non importanti e, infine, le cose da eliminare (Eliminate), sono ovviamente non urgenti e non importanti. Per urgenza si intende il grado di rapidità con cui si deve sbrigare un determinato compito, e per importanza si intende il peso e la rilevanza che tale compito assume ai fini del raggiungimento degli obiettivi e del completamento del progetto.
- Analisi ABC: anch’essa basata sulle categorie di urgenza e importanza, classifica le attività in tre gruppi contrassegnati dalle lettere A B e C, dove A sta per “attività urgenti ed importanti”, B per “attività importanti ma non urgenti” e C per “attività urgenti e non importanti”.
Alcuni metodi di gestione del tempo
Una volta stabilite le priorità è chiaro che bisogna comprendere come gestire il tempo ad esse dedicato e anche in questo caso ci vengono in aiuto alcuni metodi interessanti:
- Principio di Pareto: secondo tale principio, che prende il nome dal sociologo, economista e ingegnere Vilfredo Pareto, statisticamente occorre circa il 20% del tempo per sbrigare l’80% dei compiti, mentre al restante 20% si può dedicare il restante 80% del tempo. Stabilire la priorità in base a questo concetto, i cui numeri in percentuale sono ovviamente indicativi, dipende chiaramente dagli obiettivi da raggiungere e da quante cose da fare siano ritenute fondamentali. Il nocciolo della questione è che una volta stabilite le priorità, ad esse si riesce a destinare la corretta porzione di tempo riuscendo in questo modo a ottenere il maggior risultato con il minor sforzo possibile.
- Metodo del Timeboxing: con l’espressione “Time box” si indica una “porzione di tempo”. Il Timeboxing è un metodo basato sulla consuetudine di dedicare un determinato intervallo temporale definito ad ogni compito. Ogni porzione di tempo deve necessariamente essere intervallata da altro a cui dedicarsi. Attraverso questa tecnica ci si concentrerà senza affaticamenti e stress ai compiti da affrontare e ai quali, di volta in volta, con l’adeguato allenamento e in base alla complessità, si potrà dedicare un intervallo sempre più ampio, qualora ce ne fosse bisogno. La cosa fondamentale è rispettare l’intervallo definito per il dato compito in modo tale da riuscire a focalizzarcisi con la giusta lucidità e la giusta energia.
Gli obiettivi S.M.A.R.T.
Il filo conduttore dell’organizzazione del tempo e delle priorità sono sicuramente gli obiettivi: è per realizzarli che è altamente consigliato e opportuno procedere con una corretta individuazione delle metodologie e buone pratiche di utilizzo del tempo e delle energie in esso investite.
Ma come si individuano a loro volta gli obiettivi giusti da porsi?
Una tra le tante idee e teorizzazioni a riguardo è la definizione degli obiettivi nell’acronimo S.M.A.R.T. che riassume le caratteristiche imprescindibili di un obiettivo:
- S (Specific/Specifico): l’obiettivo deve essere tangibile e definito nell’indicare cosa, come, perché si vuole ottenere e chi ne sarà responsabile.
- M (Measurable/Misurabile): l’obiettivo deve poter essere espresso numericamente, quantificato in maniera precisa.
- A (Achievable/Raggiungibile): l’obiettivo deve essere realistico per le risorse e le capacità che si possiedono.
- R (Relevant/Rilevante): è importante capire se l’obiettivo che ci si prefissa è davvero importante e rilevante ai fini del risultato ultimo del progetto, se ne valga davvero la pena attraverso un’attenta analisi dei costi/benefici.
- T (Time-Bound/Limitato nel tempo): è importante che un obiettivo sia inscritto in una parentesi temporale alla quale tutto il team faccia riferimento, in maniera tale da poterlo monitorare e gestire con adeguatezza e giusta attenzione.
Conclusioni
L’organizzazione è anche una questione di approccio e il Priority Management, che, come illustrato, si intreccia con altri presupposti e implica diverse connessioni, è sicuramente un valido aiuto nell’ampio ventaglio di applicazioni di cui qui si è dato un piccolo cenno.
Scritto da Anna Minutillo
Foto di Nattanan Kanchanaprat da Pixabay
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