Fino a qualche tempo fa la parola Smart Working, tradotta spesso nell’immaginario collettivo come telelavoro, rappresentava un concetto lontano, appartenente al mondo americano oppure visto come azione elitaria di qualche multinazionale.
Il Coronavirus Covid-19 ha portato alla ribalta questa parola ed oggi anche le piccole e medie aziende iniziano a farsi alcune domande cercando di scoprire le risposte più rapide.
L’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce lo Smart Working come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati“. Lo Smart Working viene ad essere quindi un Nuovo Modello Organizzativo che riporta l’individuo al centro dell’universo aziendale in cui l’input è il miglioramento della qualità di vita personale e l’output un incremento di produttività.
L’individuo viene a far parte di una collettività, non solo in quanto condivide continuativamente orari e spazi ma in quanto condivide obiettivi e risultati. Il cambiamento culturale deriva dal fatto che gli orari e gli spazi si aprono alla possibilità di essere gestiti in modo flessibile permettendo alla cultura creativa ed al dinamismo del singolo di trovare la massima espressione coerentemente con il risultato della struttura aziendale.
Al fianco dei nostri clienti nell’avvio del nuovo Modello Organizzativo abbiamo sviluppato un Approccio di successo che fa leva su 5 aspetti:
- Definizione e mappature dei processi soggetti al cambiamento organizzativo Fast flows;
- Definizione degli attori Players e percorso di Training;
- Definizione degli Strumenti e delle Master Rules;
- Ridefinizione degli spazi aziendali Common Spaces;
- Definizione dei Quick Check Point;
Fast Flows: sono i flussi che l’azienda vuole migliorare in termini di performance e di redditività. Possono essere i flussi principali oppure i flussi secondari. E’ necessario che vengano definiti in tutti i loro contorni, analizzati in termini di sprechi ridisegnati in modo che possano garantire l’efficacia e l’efficienza richieste. Solitamente nei fast flows si considerano l’amministrazione, la supply chain, il back office commerciale, il marketing. A seconda delle tipologie di business la categoria può essere molto amplia.
Players: sono gli attori principali dei fast flows ovvero coloro che da un lato agiscono direttamente sui flussi dall’altro contribuiscono costantemente a migliorali. Per queste figure sono previste sessione di training ad alto impatto emotivo in quanto saranno responsabili dell’esito del nuovo modello organizzativo;
Strumenti e Master Rules: gli strumenti oggi utilizzati sono ormai noti, parliamo infatti di tecnologie digitali disponibili da anni sul mercato. Sono sufficienti infatti PC portatili, device di qualsiasi tipologia e sistemi di social collaboration quali Skype, Google Hangouts. E’ necessario inoltre definire le Master Rules ovvero le regole base con cui governare il rapporto a distanza per mantenere allineati gli obiettivi dei singoli con il complessivo aziendale. A tale proposito sono essenziali sistemi di KPI stabili che permettano di misurare sia i processi sia le loro performance.
Common Spaces: sono gli spazi dove le persone s’interfacciano con il resto dell’azienda presentando il proprio lavoro e dove si definiscono gli step successivi. Questi spazi devono essere “parlanti” ovvero devono aiutare la comunicazione e loro stessi comunicare i dati, valori e l’andamento aziendale. L’organizzazione degli spazi muove la trasformazione perché il concetto d’individualità si arresti rinascendo in un concetto di collettività più alto, orientato al miglioramento.
Quick Check Point: è il momento in cui si presentano i lavori svolti, il momento in cui si assegnano nuove attività. L’incontro deve essere pianificato con cadenze ripetitive in modo che si mantenga quella parte della routine necessaria a consolidare il senso di appartenenza. Il Quick Check Point sintetizza quel contenuto emotivo necessario al raggiungimento dei target.
A partire dal 2017 anche in Italia il “Sistema” ha iniziato a considerare lo Smart Working un vero modello organizzativo con legge 81/2017 che definisce e disciplina il “Lavoro Agile”.
In conclusione quindi lo Smart Working conviene a tutti: conviene ai lavoratori in quanto permette di migliorare la propria qualità di vita rimodulando i confini che separano lo spazio privato dallo spazio lavorativo e ridefinendo il concetto di personale obiettivo all’interno dell’azienda avvicinando sempre di più al concetto di risultato aziendale. Conviene al datore di lavoro in quanto la produttività media delle risorse aumenta del 63% con una riduzione del tasso di assenteismo del 50%. Conviene ancora al datore di lavoro perché l’estensione dello Smart Working può portare ad importanti incentivi fiscali e contributivi.
E quindi Smart Working? Pensiamo in avanti.
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